تخلف اداری اعمالی است که توسط مستخدم در زمان برقراری رابطه استخدامی (آزمایشی، قطعی، قراردادی و رسمی) مرتکب گردد و این اعمال از مصادیق بندهای 38 گانه ماده 8 قانون رسیدگی به تخلفات اداری باشد.
یعنی ابلاغ اوراق، مستقیماً به شخص مخاطب (شخصی که نامش در برگ ذکر شده است) ابلاغ گردد.
مستنبط از ماده 296 قانون آیین دادرسی مدنی که در خصوص آراء هیأت ها نیز قابل استناد است رأی باید مستدل و مستند و دارای مقدمه توجیه، استدلال، و مفاد باشد. بنابراین رأی هیأت به عنوان یک تصمیم شبه قضایی لازم الاجرا در دستگاه های دولتی، بایستی از جهت شکل و محتوای تنظیم مبتنی بر اصول و قواعد نگارش حقوقی و موازین قانونی حاکم بر آن باشد به نحوی که هر شخص با مطالعه آن دلایل و مدارک استنادی ثبوت تخلف و چکیده ای از سند را کاملاً متوجه شود علاوه بر آن مجازات مقرره صرفاً باید یکی از عناوین ماده 9 قانون باشد.
بنـد یک ماده 8 قانون یعنی اعمال و رفتـار خلاف شئون اداری معنی گسترده ای دارد در معنای لغـوی به اعمالی اطلاق می شود که از یک کارمند متعارف صادر نمی شود. بنابراین با توجه به اینکه براساس شرایط مکانی و زمانی، اوضاع و احوال محیط کار متفاوت خواهد بود و به لحاظ نقش مؤثر عرف، قانونگذار مصادیق موضوع را به اختیار هیأت نهاده است.
قانون مصرح یا تعریف مدونی در خصوص پست های حساس وجود ندارد بلکه در هر یک از دستگاه ها و سازمان های مشمول این قانون، پست های حساس در صورت نیاز در هر موضوع خاص توسط هیأت از مراجع ذیصلاح استعلام می شود.
قرار منع تعقیب ناظر به مرحله بازرسی دادسرا است که هم ردیف برائت است با این توضیح که اگر برای بازپرس یا دادیار محرز شود که شخص متهم، مرتکب جرمی نشده یا دلایل کافی وجود ندارد، یا آنچه که نسبت داده می شود اساساً جرم نیست، تحت عنوان قرار منع تعقیب رفع اتهام می کند.
قرار موقوفی تعقیب، موقعی است که عمل جرم است ولی بنا به دلایلی از جمله گذشت شاکی خصوصی و ... صادر می گردد.
برائت نیز در صورتی است که موضوع به دادگاه ارجاع شود و دادگاه عدم انتساب اتهام و یا فقد دلایل کافی را احراز نماید، لذا حکم برائت صادر می کند.
مختومه نیز در هیأت های رسیدگی به تخلفات اداری زمانی مصداق می یابد که به علل مقرر در قانون مذکور قابل پیگیری نباشد، مانند فوت متهم هر چند عنوان مختومه صراحتاً در قوانین ما وجود ندارد.
با توجه به مدلول ماده یک آیین نامه طرز نگهداری اسناد سری و محرمانه دولتی ... مصوب سال 1345 اسناد سری و محرمانه دولتی به اعتبار مقدار مراقبتی که باید در حفظ آنها بشود به چهار طبقه تقسیم میشوند:
طبقه اول: اسنادی که افشای غیرمجاز آنها به اساس حکومت و مبانی دولت ضرر جبران ناپذیری برساند.
طبقه دوم: اسنادی که افشای غیرمجاز آنها منافع عمومی و امنیت ملی را دچار مخاطره کند.
طبقه سوم: اسنادی که افشای غیرمجاز آنها نظام امور سازمان ها را مختل و اجرای وظایف اساسی آنها را ناممکن کند.
طبقه چهارم: اسنادی که افشای غیرمجاز آنها موجب اختلال امور داخلی یک سازمان شود یا با مصالح اداری آن سازمان مغایر باشد.
اسناد طبقه اول به کلی سری و اسناد طبقه دوم سری و طبقه سوم و چهارم خیلی محرمانه و محرمانه مشخص می شود.
بنابراین اگر یکی از مدارک و مستندات موجود در پرونده اتهامی در عداد یکی از طبقات چهارگانه قرار گیرد هیأت مجاز به دادن رونوشت به متهم نیست بلکه دادن اینگونه اسناد بدون اجازه مقام مسئول تخلف محسوب می شود اما هیأت به منظور رعایت حقوق متهم می تواند با دعوت متهم به دفتر هیأت مشارالیه را از محتوای سند به صورت شفاهی و تلویحی بدون ذکر نام گزارشدهنده مطلع سازد اما اگر مدارک موجود در پرونده خارج از طبقات چهارگانه هستند تهیه رونوشت با هزینه متهم و تحویل آن با اشکالی مواجهه نیست.
بنـد 8 « ترک خدمت در خلال ساعات موظف اداری» وقتی تحقق پیدا می کند که مستخدم در محل کار حاضر می شود ولی اداره و محل کار خود را رها می کند و در واقع از اداره بیرون می رود
ولی تخلف بند 19 « تعطیل خدمت در اوقات مقرر اداری» وقتی است که مستخدم اداره را رها نمی کند، در اداره هست ولی کار نمی کند
و بند 29 «غیبت غیرموجه ...» زمانی تحقق می یابد که مدتی حداقل برای یک روز و بیشتر در محل کار خود حاضر نمی شود.